什么是企业信用卡?

企业信用卡是向老牌公司的员工发放的信用卡,允许他们在不使用自己的卡或现金的情况下收取酒店住宿和飞机票等经批准的业务费用。这些信用卡,也被称为商业信用卡,可以让员工(和雇主)更容易地管理开支,而且许多信用卡还提供诸如常客里程和进入机场休息室等额外福利。

企业信用卡的工作原理

公司信用卡的设计是为了满足老牌公司的需求,通常是那些年收入至少400万美元,有15个以上的信用卡用户,预计每年收费25万美元或以上的公司。虽然大多数企业,包括独资企业和DBA,可以获得小企业信用卡,公司卡(顾名思义)是为公司保留的。这意味着公司必须以S或C公司的形式组建和注册 有资格。

主要的信用卡发行商,如美国运通(americanexpress)、capitalone、花旗银行(Citibank)、大通银行(Chase)和富国银行(wellsfargo),都提供企业信用卡。信用卡的发行是基于公司的财务状况,而不是所有者的个人财务状况。例如,发卡机构可能会要求公司拥有强大的财务状况,以及良好的流动性和现金流。

企业信用卡发卡机构通常希望看到公司最近的审计财务报表、公司结构和组织的详细信息、税务信息(包括联邦税号 ),以及有权代表公司开展业务的公司管理人员(如所有者、总裁或财务主管)的联系信息。

关键要点

  • 公司信用卡使雇主和雇员更容易管理开支。
  • 公司卡是向规模较大的老牌公司发行的,不同于向独资企业和DBA提供的名片。
  • 员工在进行任何收费之前,需要学习并遵守公司的信用卡政策。
  • 根据信用卡的不同,雇员或雇主将负责支付信用卡账单。

雇主可以向某些雇员提供公司卡,这样他们就可以支付经批准的业务费用,如酒店、餐饮、租车和航班,也可以在自动取款机上取现,而无需使用自己的资金或公司预付款。卡上会有公司的名字,以及员工作为指定持卡人的名字。员工的签名会印在信用卡背面,就像个人信用卡上的签名一样。

公司信用卡类型

根据公司信用卡的类型,雇员或雇主将负责支付信用卡账单。使用个人责任卡,员工负责直接向信用卡发卡机构支付任何费用,并提交费用报告和从雇主处获得报销。信用卡发卡机构在给员工发放信用卡之前,会先检查员工的信用状况,但信用卡是无效的不会影响他们信用评分的“软拉动”。

如果是公司责任卡,雇主会为任何批准的费用买单(尽管雇员可能会为任何未经授权或个人费用直接向发卡机构付款)。由于公司负责支付账单,信用卡发卡机构通常不会检查员工的信用,但此人可能会负责提交定期费用报告,以便公司每月核对信用卡账单。

企业信用卡发卡机构通常希望看到公司最近的审计财务报表、公司结构和组织的详细信息、税务信息(

公司信用卡的好处

企业信用卡的一个主要优点是,它使员工和雇主都更容易管理开支。从商业角度来看,公司卡允许雇主限制持卡人每笔交易、每一消费类别或总体的消费量。该公司还可以控制卡的使用地点,将购买限制在特定商户、商户类型和地点。

从员工的角度来看,企业责任卡可以意味着财务救济,因为它消除了预先支付业务相关费用,然后等待报销的需要。另一个好处是,一些公司信用卡提供了电子费用报告,可以自动将购买信息填充到公司费用报告中,这一功能使及时、准确地提交报告变得更容易(即更少的麻烦)。

另一个主要的好处是,根据雇主的不同,持卡人可以保留他们赚取的任何奖励 在使用公司信用卡时。例如,他们可以赚取并兑换常客计划或酒店常客计划的奖励。当然,雇主可能会决定保留这些奖励,以抵消公司的年度成本,或者为表现优异的员工提供奖励。尽管如此,许多大公司还是允许员工从奖励计划中获益,因为这样做可以提高员工士气。

除了奖励计划外,许多公司信用卡还提供常客会喜欢的福利,例如进入机场休息室(如果旅客长期停留,这将是一个巨大的好处)、旅行和紧急援助服务、紧急换卡和现金支付、汽车租赁碰撞损害豁免。阅读信用卡协议上的细则,确保您了解这些福利是如何发挥作用的。例如,要在租车时激活自动保险,您可能必须使用受保信用卡完成整个交易,并拒绝租赁公司的碰撞损害豁免。如有疑问,请拨打卡背面的号码。

公司信用卡政策

员工应该从一开始就了解公司关于公司卡的政策,以避免犯可能导致会计噩梦或更糟的错误。持卡人应熟悉其公司的一般支出和报告要求,并了解其是否有适用于特定类别的支出限额。了解任何部门或职位的特定规则也很重要。例如,公司高管的支出情况可能与中层管理人员不同。

一旦持卡人了解了公司的政策,他们就应该遵守这些政策。如果他们用信用卡购买的东西不是批准的商业开支,即使这是一个诚实的错误,也会让他们在雇主眼里看起来很糟糕。更重要的是,许多大公司的员工都有一个旅游和娱乐卡经理,可以随时审核员工的开支。对于持卡人来说,使用常识来判断他们将要进行的收费是否100%与工作有关是很重要的。如果没有,他们应该把它放在他们的个人卡上,如果他们觉得有权得到全部或部分补偿的话,以后再整理。

为了避免会计噩梦或更糟的事情,不要把个人支出和商业支出混为一谈。

在激活公司信用卡之前,雇主可以提供(或要求)亲自或在线公司信用卡培训课程,以帮助员工学习政策。此外,雇主可以在其内部网站上发布和更新政策。随时了解情况,遵守规则,避免做任何可能导致额外文书工作或被视为欺诈的事情,一直是个好主意。持卡人如对其雇主的政策有疑问,应联系管理该计划的人员(或部门)。

企业信用卡的特殊考虑

除了了解并遵循公司关于支出限额、允许的支出类型以及如何处理支出报告的政策外,员工还必须意识到,如果他们而不是他们的雇主负责支付信用卡账单,如果他们拖欠付款,他们的信用分可能会下降。比如美国运通,向信贷局报告账目 如果账户逾期180天。最好设置一个电子邮件提醒,提醒您这些款项何时到期。

就像任何信用卡一样,员工应该小心对待他们的公司信用卡,并将其存放在安全的地方,以防被盗或丢失。如果卡丢失或被盗,应尽快报告,以便取消和更换卡。